Veröffentlicht am von 1A Entrümpelungsservice
Welche Unterlagen muss ich aufbewahren?
Die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch schreiben vor, wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Die Pflicht endet nicht mit der Schließung des Betriebs. Lagern Sie die Akten in einem trockenen Raum ein oder beauftragen Sie einen Archivdienst.
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre |
| Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge | 8 Jahre |
| empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Ärzte, Anwälte und Steuerberater haben zusätzliche Berufspflichten; Patientenakten etwa sind nach § 630f BGB in der Regel 10 Jahre aufzubewahren.
Wie vernichte ich Akten datenschutzgerecht?
Unterlagen mit personenbezogenen Daten dürfen nicht ins Altpapier. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass Daten gelöscht werden, wenn der Zweck entfallen ist (Art. 17 DSGVO), und zwar so, dass niemand sie wiederherstellen kann. Für Papier und Datenträger beschreibt die DIN 66399 7 Sicherheitsstufen. Für Personaldaten und Kundendaten wird in der Praxis meist mindestens Stufe P-4 empfohlen.
Zertifizierte Aktenvernichter stellen ein Vernichtungsprotokoll aus. Heben Sie es auf.
Was passiert mit Rechnern, Druckern und Handys?
Festplatten, SSDs, Speicherkarten und die Speicher von Multifunktionsdruckern enthalten Daten. Einfaches Löschen oder Formatieren reicht nicht. Lassen Sie die Datenträger von einem Fachbetrieb löschen oder physisch vernichten, bevor die Geräte das Haus verlassen. Geleaste Geräte gehen an den Leasinggeber zurück — klären Sie vorher, wer die Daten löscht.
Wie plane ich die Auflösung zeitlich?
| Wann | Was |
|---|---|
| 6 Monate vorher | Mietvertrag prüfen, Kündigung zum Quartal nach § 580a BGB |
| 3 Monate vorher | Verträge für Telefon, Internet, Leasing und Versicherungen kündigen |
| 8 Wochen vorher | Akten sortieren, Archiv und Aktenvernichtung beauftragen |
| 6 Wochen vorher | Räumung anfragen, Besichtigung, festen Preis einholen |
| 2 Wochen vorher | Datenträger löschen lassen, Inventar verkaufen oder spenden |
| Räumungstag | Ansprechpartner vor Ort, Schlüssel, Zählerstände |
Was ist mit Einbauten und Rückbau?
Der Gewerbemietvertrag regelt, in welchem Zustand die Räume zurückgegeben werden. Oft sollen Trennwände, Teppichböden oder Netzwerkkabel entfernt werden. Das ist Arbeit für einen Ausbaubetrieb. Klären Sie mit dem Vermieter frühzeitig, was bleiben darf; eine Übernahme durch den Nachmieter spart beiden Seiten Geld.
Was lässt sich weiterverwenden?
Büromöbel in gutem Zustand finden Käufer über Gebrauchtmöbelhändler oder Kleinanzeigen. Schulen, Vereine und gemeinnützige Einrichtungen nehmen manchmal Tische, Stühle oder Regale. Fragen Sie früh, denn die Abholung braucht Vorlauf.
Wie unterstützen wir bei der Büroauflösung?
Wir räumen Möbel, Geräte und alles, was Sie freigegeben haben. Akten und Datenträger nehmen Sie vorher heraus oder übergeben sie einem Vernichtungsdienst. Bei der kostenlosen Besichtigung (0 Euro), klären wir Zugang, Etage und den Tag, an dem die Räume leer sein müssen, und nennen einen festen Preis.
Wer muss informiert werden, wenn der Betrieb schließt?
- das Gewerbeamt mit der Gewerbeabmeldung
- das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und die Krankenkassen der Beschäftigten
- Kammer oder Innung, soweit Mitgliedschaft besteht
- Kunden und Lieferanten, mit neuer Anschrift für Rückfragen
- Versicherungen, Energieversorger und Telekommunikationsanbieter
Was passiert mit Mitarbeiterdaten und Personalakten?
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Angaben: Gehälter, Krankmeldungen, Bankverbindungen. Lohnunterlagen sind für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung und für das Finanzamt aufzubewahren; andere Teile der Akte müssen gelöscht werden, sobald der Zweck entfallen ist. Trennen Sie deshalb vor der Räumung, was bleibt und was vernichtet wird, und dokumentieren Sie die Vernichtung.
Ehemalige Beschäftigte brauchen manchmal noch Jahre später eine Arbeitsbescheinigung oder ein Zeugnis. Legen Sie fest, wer diese Anfragen nach der Schließung beantwortet, und hinterlegen Sie eine Anschrift beim Gewerbeamt oder bei der Kammer.
Quellen
- § 147 AO — Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen
- Art. 17 DSGVO — Recht auf Löschung — Verordnung (EU) 2016/679
- § 580a BGB — Kündigungsfristen bei Geschäftsräumen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) — Hinweise zum sicheren Löschen von Datenträgern
Allgemeine Hinweise, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: September 2026.
Wenn Sie Hilfe beim Räumen brauchen
Mehr zu unserer Leistung: Gewerbe- und Büroentrümpelung. Die Besichtigung ist kostenlos, den festen Preis nennen wir vor Beginn. Wie das Angebot zustande kommt, steht auf der Seite Angebot.